Aller directement au contenu
@paul-gallant
Gestion - 2017 M11 9

Quatre conseils pour améliorer la collaboration en nuage

Comment votre équipe et vous pouvez éviter des problèmes courants de bonnes pratiques sur le nuage

Les outils de l’informatique en nuage peuvent facilement permettre à des membres éloignés de l’équipe de travailler ensemble de façon rapide et sécuritaire, mais il est important d’établir un code de conduite pour la collaboration afin que tout se déroule bien.

Voici quelques stratégies pour améliorer les bonnes pratiques de votre équipe en matière d’’informatique en nuage.

1. Assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

À l’aide d’une vidéoconférence, présentez tous les membres de l’équipe et parlez de leurs rôles respectifs, particulièrement pour ceux qui ne travaillent pas dans le même emplacement. C’est aussi une bonne idée de configurer les outils qui seront utilisés et de s’assurer que chacun comprend comment les utiliser. Par exemple, dans les cas où on doit remplir les formulaires d’une base de données de façon particulière, précisez-le dès le départ. « Aider les employés à comprendre ce qu’il est nécessaire de faire les incitera à bien le faire, » affirme George Easton, président d’ion8, une société qui aide les entreprises avec les solutions technologiques. Un autre conseil : assurez la sécurité de votre travail. N’accordez pas l’autorisation « public » pour l’accès à vos fichiers dans le nuage.

2. Utilisez des outils de communication convenus.

Même si vous travaillez ensemble dans le nuage, vous pouvez employer d’autres méthodes de communication comme le courriel, les documents imprimés annotés, les réunions, etc. « Il n’existe pas une seule application pour tout gérer, » indique Chris Cowperthwaite, fondateur et chef de la direction de Groundforce Digital, qui offre de la formation et des ressources pour établir des stratégies numériques. Par exemple, les réunions en temps réel peuvent se faire par l’entremise d’une vidéoconférence alors que les membres de l’équipe peuvent se servir de la fonction commentaires des documents en ligne pour faire part de remarques avant chaque échéance hebdomadaire.

3. Gérez les attentes.

Dans un environnement de bureau, vous pouvez voir facilement qu’un collègue peut être trop occupé pour répondre à une question rapide parce qu’il porte des écouteurs ou que la porte de son bureau est fermée. La collaboration en nuage nécessite des solutions pour remplacer de tels signaux physiques, comme un message épinglé dans le haut du babillard numérique de l’équipe pour indiquer votre disponibilité. Par exemple, si vous répondez toujours immédiatement aux questions lorsque vous vous trouvez en ligne, les membres de l’équipe peuvent s’attendre à une réponse rapide chaque fois que votre indicateur de disponibilité est vert, à moins que vous donniez une indication contraire. Commencez à changer manuellement votre statut de présence en ligne à « occupé » ou « ne pas déranger » lorsque vous ne pouvez vraiment pas être interrompu.

4. Permettez de la souplesse dans les styles de travail.

Même si votre équipe et vous travaillez en collaboration, il ne faut pas oublier que chaque personne a sa propre façon de travailler. Certains employés donnent suite à tous les avis possibles en tout temps alors que d’autres vérifient seulement l’état d’avancement d’un projet chaque jour, chaque semaine ou quand les échéances l’exigent. Un employé peut travailler à des heures précises alors qu’un autre le fera à ce qui peut sembler être des moments aléatoires de la journée. Avery Swartz, expert en technologie et fondateur de Camp Tech, mentionne que tant que les membres de l’équipe répondent aux attentes et ne nuisent pas au travail des autres, on doit respecter les approches individuelles et les styles de travail.