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Flexibilité - 2018 M03 1

Conseils sur la mobilité à transmettre à vos employés

Évitez les frais inattendus, faites le suivi de l’utilisation de données et prévenez les violations du réseau grâce à ces pratiques exemplaires en matière de mobilité.

Protégez votre entreprise en informant votre effectif

Afin de soutenir une main-d’œuvre mobile, les entreprises fournissent périodiquement aux employés des appareils connectés qui permettent un accès à distance en temps réel aux courriels, aux applications et aux outils de communications unifiées. Toutefois, les frais d’itinérance, les applications consommant beaucoup de données et l’accès à des réseaux non sécurisés peuvent faire augmenter les coûts et créer des risques pour la sécurité.

Quelle est la meilleure façon de protéger votre entreprise? Donner des conseils d'experts à votre effectif et à votre équipe de TI.

Évitez les frais d’itinérance. Les billets d’avion et les chambres d’hôtel ne sont pas les seules dépenses associées aux voyages d’affaires. Pour éviter les frais d’itinérance inattendus, assurez-vous que les employés qui voyagent à l’extérieur du Canada ont des forfaits comportant des options pour les États-Unis et les destinations internationales.

Notez toutefois que toutes les options d’itinérance ne sont pas égales. Il y a des forfaits qui ne couvrent que certaines zones géographiques. Prenez vos précautions et assurez-vous que le forfait que vous achetez au nom de vos employés couvre les pays où ils se rendront.

Mieux encore, éliminez les difficultés liées à la planification des déplacements en vous procurant un forfait d’itinérance qui est activé automatiquement – et seulement – lorsqu’un employé quitte le Canada et utilise des services de transmission de la voix, de messages texte ou de données.

Prévenez les frais imprévus en haute mer. Le service de téléphonie cellulaire d’un navire de croisière est souvent couvert par un fournisseur en mer, ce qui peut entraîner des frais d’itinérance exorbitants. Les employés peuvent les éviter en définissant manuellement les paramètres d’itinérance pour les données, les appels et la messagerie texte et en désactivant les applications avec synchronisation de données automatique et les applications tierces qui consomment d’énormes quantités de données.

Méfiez-vous des applications. Les applications populaires fonctionnant en arrière-plan peuvent discrètement consommer de grandes quantités de données. Sensibilisez les employés en leur rappelant de fermer manuellement les applications qui consomment beaucoup de données, comme les services de repérage géodépendants, lorsqu’elles ne sont pas utilisées.

Surveillez l’utilisation. Télécharger des images, écouter de la musique en continu, regarder du contenu vidéo... ce sont là des activités qui peuvent dévorer les données et dévaster les budgets des entreprises. Pour éviter les frais inutiles, demandez à votre service de TI ou à votre fournisseur de configurer des avis et des alertes automatiques lorsque les employés s’approchent de leur limite d’utilisation de données.

Surveillez la connexion Wi-Fi. Lorsqu’un signal Wi-Fi s’affaiblit, l'appareil peut se connecter automatiquement au réseau cellulaire sans vous avertir. Vérifier périodiquement l’état de la connexion Wi-Fi peut aider à éliminer les surprises, surtout lorsque l'appareil est utilisé en itinérance. Mieux encore, lorsqu’ils voyagent, les employés peuvent désactiver l’utilisation de données en itinérance et de données cellulaires lorsqu’ils se trouvent dans un centre de villégiature ou un hôtel offrant un service Wi-Fi gratuit. Le fait de sélectionner le réseau ayant le signal le plus fort aidera à assurer une connexion plus stable.

Sensibilisez les employés à la sécurité. Les équipes de TI d’aujourd’hui comptent sur des outils de gestion des appareils mobiles dotés de fonctions comme la suppression à distance afin de réduire au minimum les menaces à la sécurité des appareils mobiles et maintenir les applications et les systèmes d’exploitation à jour. Cependant, les employés peuvent faire leur part en veillant à la sécurité de leurs appareils, en évitant les points d’accès Wi-Fi non sécurisés et en se connectant uniquement à des réseaux fiables et sécurisés.

Une stratégie intelligente en matière de mobilité ainsi que ces pratiques exemplaires peuvent augmenter la productivité et réduire le taux de roulement et les coûts de communication, ce qui aura une incidence positive sur l'entreprise à long terme.

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